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Conservazione sostitutiva documenti

La conservazione sostitutiva rivoluziona la gestione e archiviazione digitale dei documenti

COSA E’

Un potente software Open Source per la gestione documentale e la conservazione sostitutiva di fatture e documenti.

La normativa sulla conservazione sostitutiva (delibera CNIPA 11/2004) consente di archiviare e conservare su supporti ottici i documenti cartacei: la validità legale di un documento informatico è garantita dalla firma elettronica qualificata e dalla marcatura temporale .

Qualsiasi organizzazione può trarre enormi vantaggi da un sistema di gestione e archiviazione dei documenti, poiché la dematerializzazione degli archivi fisici comporta risparmio di tempo e di stoccaggio e garantisce la massima rapidità di consultazione.

A CHI SI RIVOLGE:

Aziende di ogni mercato e dimensione che hanno bisogno di eliminare gli archivi cartacei e digitalizzare la gestione documentale per aumentare la propria produttività e tagliare i costi.

CARATTERISTICHE E VANTAGGI: 

  • Massima semplicitа d’uso: è possibile usarlo anche come un semplice albero di “cartelle remote” su cui salvare i files, oppure usarlo con un'interfaccia web personalizzabile e intuitiva.
  • Classificazione dei documenti: ogni documento salvato viene analizzato per determinarne in automatico la categoria e indicizzarne il contenuto
  • Ricerca facile e immediata dei documenti indicizzati tramite motore di ricerca interno: grande risparmio di tempo e maggiore focalizzazione su attività più produttive
  • Taglio dei costi di gestione degliarchivi fisici, carta e di ricerca delle informazioni;
  • Storico. Con l’accesso web, è possibile accedere alle diverse versioni di ogni documento, fare ricerche avanzate, definire regole per la trasformazione automatica dei documenti (ad esempio da .doc a .PDF) e integrare il sistema in un portale più ampio
  • Sicurezza. Si può sempre visualizzare ogni revisione di ciascun file, per rintracciare chi è intervenuto sul documento e quando;
  • Il software ha licenza libera. Il codice del programma è “open”, disponibile, e può essere liberamente studiato, modificato e utilizzato per qualsiasi scopo, senza vincoli di fornitura e senza costi di licenza.

Open One affianca le organizzazioni nella gestione documentale e nella conservazione sostituiva, offrendo consulenza qualificata, personalizzazione, manutenzione e formazione.

PER SAPERNE DI PIU’

Vuoi capire i vantaggi e i costi della conservazione sostitutiva e della gestione documentale?

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